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Work-Life-Flow statt Work-Life-Balance – zu Besuch bei Microsoft

Work-Life-Flow statt Work-Life-Balance – zu Besuch bei Microsoft

Alles neu, alles noch flexibler, keine festen Arbeitsplätze mehr, auch nicht für die Geschäftsführung. Mit seinem „Smart Workspace“ hat Microsoft eine der flexibelsten Arbeitsumgebungen Deutschlands gebaut. Als Personalchef ist Markus Köhler dafür verantwortlich, die Mitarbeiter beim Wandel in diese neue Arbeitswelt zu begleiten. Ein Gespräch am Rande der Eröffnungswoche der neuen Deutschland Zentrale in München Schwabing.

Markus Köhler ist seit zehn Jahren bei Microsoft, seit einem Jahr als Personalchef und als Mitglied der Geschäftsführung von Microsoft Deutschland. Aus vorherigen Begegnungen wusste ich: Er ist keiner, der etwas auf Status und Prestige hält, mit ihm kann man sich über Mitbestimmung, Empathie und Führung auf Augenhöhe unterhalten. Umso mehr hatte ich das Gefühl, meine Fragen rund um die Eröffnung der neuen Microsoft Deutschland Zentrale in München-Schwabing stellen zu können: Finden alle Mitarbeiter das neue Büro und die flexiblen Arbeitsbedingungen gut? Was ist mit den Mitarbeitern, denen die Veränderung schwer fällt? Schafft man es überhaupt, alle mitzunehmen? Was verbirgt sich hinter dem Work-Life-Flow Konzept? Und welche Rolle spielt Führung, wenn niemand kontrolliert wird?

Über den „Smart Workspace“ von Microsoft

Im neuen Headquarter von Microsoft Deutschland in München Schwabing gibt es keine festen Arbeitsplätze mehr. Dafür auf 26.000 Quadratmetern eine Vielzahl an Arbeitsumgebungen, die auf unterschiedliche Bedürfnisse ausgerichtet sind und flexibel genutzt werden können: den „Think Space“ als Rückzugsort für konzentrierte Alleinarbeit, den „Accomplish Space“ als moderner Nachfahre des klassischen Arbeitsplatzes, den „Share & Discuss Space“ für den kreativen Austausch und spontane Treffen und den „Converse Space“ für die enge Zusammenarbeit im Team. Alle mit einer technologischen Ausstattung auf höchstem Niveau. Hinzu kommen unzählige Meetingräume in allen Größen, 11 Dachterrassen, auf denen auch gearbeitet werden kann sowie kulinarische Verpflegung an jeder Ecke. Das Konzept zur neuen Arbeitsumgebung hat Microsoft mit dem Fraunhofer IAO entwickelt. Bei Microsoft bleibt das Büro weiterhin nur eine von vielen Arbeitsoptionen: Seit einigen Jahren gibt es die Vertrauensarbeitszeit und den Vertrauensarbeitsort – das heißt, Mitarbeiter können darüber, wann und wo sie arbeiten weitestgehend selbst bestimmen.

Markus, in der neuen Arbeitswelt von Microsoft löst der sogenannte Work-Life-Flow das Konzept der Work-Life-Balance ab. Das heißt, statt Trennung von Arbeits- und Privatleben, sind die Übergänge fließend. Inwiefern entspricht dies den heutigen Bedürfnissen?

Berufliches und Privates fließen heute viel mehr ineinander über. Die Technik ermöglicht es uns, zu jeder Zeit an jedem Ort arbeiten zu können. Und viele Menschen möchten dies auch nutzen. Sie möchten selbstbestimmt darüber entscheiden, wie sie ihren Tag gestalten. Dieses Bedürfnis abzubilden, indem wir maximale Flexibilität bei der Organisation des privaten und familiären Alltags geben, nennen wir Work-Life-Flow.

„Work-Life-Flow ist für mich, die Option zu haben meinen Tag flexibel einteilen zu können – ein unglaubliches Freiheitsgefühl.“

Markus Köhler
Inwiefern gestaltest du selber deinen Tag nach dem Work-Life-Flow?    

Indem ich mindestens einen Tag die Woche von Zuhause arbeite und an den anderen Tagen so zeitig nach Hause gehe, dass ich den frühen Abend mit meiner Familie verbringen kann. Das gemeinsame Abendessen ist mir wichtig. Dafür setze ich mich dann ggf. später am Abend noch einmal an den Laptop. Das ist für mich Work-Life-Flow.  Darüber hinaus gibt es mir persönlich ein unheimliches Freiheitsgefühl, die Option zu haben, meinen Tag flexibel einteilen zu können. Dafür muss ich die Option noch nicht mal jeden Tag nutzen. 

„Ich fühle mich ohne eigenen Schreibtisch viel wohler.“  

Markus Köhler
Wie bildet ihr dieses Konzept durch die neue Arbeitsumgebung ab?   

Wir haben ja schon lange die Vertrauensarbeitszeit und den Vertrauensarbeitsort. Das heißt, unsere Mitarbeiter können schon lange arbeiten wann und wo sie wollen, je nach individuellen Bedürfnissen. Neu ist, dass wir dies jetzt auch räumlich abbilden. Das heißt, wenn sich unsere Mitarbeiter dafür entscheiden, ins Büro zu kommen – und das tun viele bei uns, weil Sie das Büro auch als Ort für soziale Kontakte und persönlichen Austausch schätzen – dann sollen unsere Mitarbeiter innerhalb der Räume optimale Bedingungen vorfinden. Das bedeutet, eine Vielzahl an unterschiedlichen Arbeitsbereichen, zwischen denen sie, je nach Bedürfnis, wechseln können. Wir glauben daran, dass wir diesen Flow brauchen, auch um kreativ und innovativ denken zu können.

Auch du, als Teil der Geschäftsführung, hast im neuen Büro keinen festen Arbeitsplatz mehr. Ist das eine Umstellung für dich? 

Nein, da es für mich im alten Büro eher ungewohnt war, wieder einen festen Schreibtisch zu haben. Bevor ich die Position des Personalchefs bei Microsoft übernommen habe, hatte ich eine international agierende Position inne, in der eher virtuell gearbeitet wurde. Mir entspricht dieses neue Arbeiten viel mehr. Ich möchte herumlaufen, variieren, mal im Stehen arbeiten, mal im Sitzen, mal alleine, mal im Team. Es gibt so viel zu entdecken, vieles im neuen Büro habe ich noch nicht mal gesehen.   

Ihr habt die Clean Desk Policy. Das heißt, ihr räumt abends euren Schreibtisch auf, damit ihn am nächsten Tag wieder jemand anderes nutzen kann. Was legst du abends in deinen Locker?   

Meiner ist super leer, es liegen nur ein paar Bücher, ein Lego-Set von einem Kreativ Meeting und Visitenkarten drin.

„Endlich passen die Räumlichkeiten zu dem, was wir machen und wie wir arbeiten.“    

Was ist das Tollste am neuen Büro? Worüber freust du dich am meisten?

Ich finde das Atrium (die Eingangshalle) als Begegnungsstätte sensationell. Dort herrscht ein total guter Vibe.

Inwiefern verändert sich dein Arbeitsleben durch das neue Büro zum Positiven?   

Ich bekomme hier total viel Energie. Die Umgebung inspiriert mich, insbesondere wenn ich sehe, wie sich die Mitarbeiter über die neuen Räume freuen. Endlich passen die Räumlichkeiten zu dem, was wir machen und wie wir arbeiten.    

Was wirst du an deinem alten Büro vermissen?   

Die Vertrautheit.    

Bestimmt fällt die Veränderung auch schwer. Wie bekommt ihr alle Mitarbeiter dazu, in diese neue flexible Arbeitswelt mitzuziehen (im wahrsten Sinne des Wortes)?  

Das kannst du nicht. Jeder ist unterschiedlich und nicht jeder findet die Veränderungen gut. Aber das muss man bei uns auch nicht. Wem es zum Beispiel nicht liegt, Arbeit und Leben ineinander überfließen zu lassen, der kann auch einfach von 9-5 ins Büro kommen. Für uns ist es wichtig, auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen. Hierzu versuchen wir ein maximales Angebot zu schaffen, so dass jeder die Möglichkeit hat, sich wiederzufinden.  

Nichtsdestotrotz ist die neue Arbeitsumgebung Teil eines großen Veränderungsprozesses in eine neue Arbeitswelt. Als HR-Chef bist du dafür verantwortlich die Mitarbeiter bei diesem Change-Management-Prozess zu begleiten. Wie schaffst du das?  

Der kontinuierliche Dialog mit den Mitarbeitern ist meiner Meinung nach das Wichtigste. Jeder Mitarbeiter kann seine Ideen in unterschiedlichsten Bereichen einbringen. Jeder kann mitgestalten. Das Wichtigste daran: wenn Du Deine Mitarbeiter nach ihrer Meinung fragst, dann musst Du anschließend auch darauf reagieren. Wir haben den Anspruch, die Kritik unserer Mitarbeiter ernst zu nehmen.

Microsoft Headquarter München Schwabing
Hinter eurer flexiblen Arbeitswelt steckt eine auf Vertrauen basierende, mitarbeiterorientierte Kultur. Wieso braucht es die?    

Weil es unserer Meinung nach der einzige Weg ist. Wir glauben fest daran, dass wir mündige Mitarbeiter haben. Wir vertrauen darauf, dass unsere Mitarbeiter intrinsisch motiviert sind und aus sich heraus aktiv werden. Das Gegenteil von Freiheit ist Kontrolle. Dabei kann man sich nicht entfalten, nicht kreativ sein und auch nicht innovativ denken. Das wäre nicht nur schlecht für unsere Mitarbeiter, sondern auch für das Business.   

Wenn Führungskräfte nicht mehr als Kontrollinstanz fungieren, sondern eher als Coach und Berater, wird das Thema Führung komplexer. Wobei geht es dabei vor allem? Was erwartet ihr von euren Führungskräften?   

Es geht um Beziehungsmanagement, also um persönlichen Kontakt, Wertschätzung, Zielerarbeitung, regelmäßiges Feedback, Fürsorge und natürlich Befähigung.  

Wie schafft ihr es, eine solche Führungskultur zu leben?  

Das hat was mit Werten und Priorisierung zu tun. Bei uns ist die Führungskultur mindestens genauso viel Wert wie das Business. Die Geschäftsführung oder Fachbereichsleiter haben bei uns beispielsweise ebenso viele Meetings, in denen es um Mitarbeiter- und Führungsthemen geht, wie Meetings, in denen es ums Business geht. Wenn das eine nicht funktioniert, dann wirkt sich das auf das andere aus. Ohne diesen Anspruch wirst du bei Microsoft nicht erfolgreich als Führungskraft. Wir versuchen also ernst zu nehmen, wenn einem das Thema Führung nicht liegt. Wenn ein Manager es nicht schafft, auf sein Team einzugehen, dann ist es vielleicht nicht die richtige Aufgabe und wir überlegen gemeinsam, wie es im Unternehmen weitergeht.

Wie bereitet ihr eure Führungskräfte auf ihre Aufgaben vor?

Wir versuchen die Hierarchien flach zu halten. Das heißt, wenige Manager, dafür aber richtig gute Manager. Dafür investieren wir. Unsere Manager bekommen sehr viele Trainings und natürlich ein ständiges Coaching durch andere Führungskräfte. Wir befinden uns in einem kontinuierlichen Austausch, learning by doing.